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Nicht nur in Behörden wird für jeden Vorgang eine Akte angelegt, um den Verlauf zu dokumentieren. Dasselbe muss auch bei Bauprojekten geschehen, nämlich durch das Führen einer sogenannten Bauakte. Mit ihrer Hilfe lässt sich der gesamte Verlauf sämtlicher Baumaßnahmen nachvollziehen.
Diese Akte gilt auch als Mittel der Beweissicherung, etwa bei Unfällen auf der Baustelle. Ist die Baustelle abgeschlossen, muss die Bauakte archiviert werden. Diese werden meist im zuständigen Bauordnungsamt aufbewahrt.
Inhaltsverzeichnis:
Was steht in der Bauakte?
Eine solche Akte wird von Bauunternehmen normalerweise mittels eines Registers geführt, das sicherstellt, dass alle betriebsspezifischen Vorgänge ordnungsgemäß erfasst werden können.
Ein solches Register hat in vielen Fällen etwa diese Reihenfolge:
- Bauantrag, Baugenehmigung
- Liste mit sämtlichen Baubeteiligten
- Liste aller mitwirkenden Ämter, Behörden und Dienststellen
- Bauverträge und Schriftverkehr (zwischen Bauunternehmen und Auftraggeber)
- Technische Unterlagen (z. B. Gutachten, Grundrisse, Lagepläne, Bauzeichnungen)
- Unterlagen zu Angeboten, Bestellungen, Lieferscheine und Anschaffungen
- Subunternehmer (inklusive Nachträge und Abrechnungen)
- Abrechnungsunterlagen (z. B. Aufmaße, Leistungsberichte und Rechnungen)
- Berichtswesen der Baustelle (etwa durch ein Bautagebuch)
- Personalwesen und Baustellenverwaltung
- Nachkalkulationen, Soll-Ist-Vergleiche
Durch das Sammeln aller relevanten Daten lässt sich eine Baustelle sozusagen Schritt für Schritt nachverfolgen. Damit nicht jeder Bauunternehmer ein eigenes Register für seine Bauakte entwerfen muss, gibt es im Internet Muster-Register, die er verwenden kann. Es gibt solche Muster für kleine, mittlere und große Bauvorhaben.
Bauakte einsehen - wer ist berechtigt?
Die Möglichkeit zur Einsicht in eine Bauakte wird vom Bauordnungsamt aus rechtlichen Gründen nicht jeder Person gewährt. Als Grund für die Einsichtnahme muss ein sogenanntes berechtigtes Interesse vorliegen. Normalerweise erhalten ausschließlich der Eigentümer sowie Personen die eine Vollmacht besitzen. Diese kann vom Eigentümer ausgestellt werden.
Möchte der Eigentümer Einsicht in die Akte nehmen, dann benötigt er bei einem entsprechenden Termin eine Legitimation, etwa in Form des Grundsteuerbescheids, des Kaufvertrags, des Erbscheins oder des aktuellen Grundbuchauszugs).
Wer nicht Eigentümer ist, braucht neben der Vollmacht des Eigentümers auch einen Nachweis darüber, dass dieser der rechtmäßige Eigentümer ist.
Wer Einsicht in eine Bauakte nehmen möchte, muss dies in vielen Fällen schriftlich beantragen, in manchen Bundesländern genügt auch eine telefonische Absprache.
Falls es gewünscht wird, kann die Bauakte auch kopiert, eingescannt und dann zugesandt werden, häufig auch per E-Mail. Eine entsprechende Anfrage dauert in der Regel nur einige Tage, je nach der Auslastung der Mitarbeiter. Nur in seltenen Fällen muss man längere Wartezeiten in Kauf nehmen.
- Die Kosten für eine solche Einsicht hängen vom jeweiligen Bundesland ab. Meist liegen sie bei etwa 25 Euro. Sollen Kopien erstellt werden, müssen diese extra bezahlt werden. Die Preise für die zu kopierenden einzelnen Seiten sind abhängig von der Größe sowie der Farbigkeit und liegen zwischen 1 und 6 Euro. Bestenfalls informiert man sich vorher darüber, wie hoch die Kosten für eine Einsichtnahme sind.
Aufbewahrung der Bauakte im Bauaktenarchiv
Um die Vielzahl an Bauakten unterzubringen, gibt es in fast allen Städten ein sogenanntes Bauaktenarchiv, in welchem die Akten gelagert und eingesehen werden können. Sehr häufig ist dieses Archiv ein Teilbereich beim Amt für Bauordnung und Denkmalpflege.
Ob die Bestände an Bauakten vollständig sind, hängt vor allem davon ab, seit wann das Archiv aktiv ist. Je länger ein Bauprojekt zurückliegt, umso eher kann es passieren, dass keine Bauakte vorhanden ist.
Bauakte online
Im Zuge der Digitalisierung bieten immer mehr Behörden an, über das Internet Zugriff auf eine Bauakte zu nehmen. Meist ist auf der Website der zuständigen Behörde, etwa unter der Bezeichnung "Bauakte online", ein spezieller Zugang eingerichtet. Dort muss man sich anmelden und erhält anschließend Zugang zu den gewünschten Informationen.
Ob eine Behörde diesen Service bietet, hängt davon ab, wie effizient die dort tätige IT-Abteilung ist. Die meisten Ämter greifen allerdings noch auf die archivierten Ordner in ausgedruckter Form zurück, zumindest solange, bis alle Bauakten in digitaler Form vorliegen und über den Computer abgerufen werden können.
Quellen
Mannek, Wilfried: So viel ist Ihr Haus wert: Der richtige Verkehrswert bei Kauf, Verkauf, Steuern, Erbschaft »
Töpfer, Armin: Die erfolgreiche Steuerung öffentlicher Verwaltungen: Von der Reform zur kontinuierlichen Verbesserung »
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