Die Betriebskostenabrechnung

Als Mieter einer Wohnimmobilie zahlt man neben dem Mietzins monatlich einen festgelegten Betrag als Betriebskosten. Der Vermieter ist im Gegenzug verpflichtet, jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Hat man über den zugrundeliegenden Zeitraum hinweg zu viele Betriebskosten gezahlt, erhält man eine Rückerstattung. Lagen die Betriebskosten laut Betriebskostenabrechnung höher, muss man die Differenz durch eine Nachzahlung ausgleichen.

Inhaltsverzeichnis:

  1. Frist
  2. Betriebskostenabrechnung prüfen
  3. Muster
  4. Widerspruch
  5. Verjährung
  6. Betriebskosten steuerlich geltend machen

Die Rechtsgrundlage für diese Kosten und der damit einhergehenden Abrechnung bildet § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

Frist für eine Betriebskostenabrechnung

Zunächst einmal ist gesetzlich geregelt, dass eine Betriebskostenabrechnung für einen Zeitraum von maximal 12 Monaten erstellt werden darf. Hat der Vermieter einen längeren Zeitraum als Grundlage gewählt, kann der Mieter die Begleichung eventueller Nachzahlungen solange verweigern, bis ihm der Vermieter eine Abrechnung aushändigt, deren Zeitraum sich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bewegt.

Die meisten Vermieter wählen daher als Abrechnungszeitraum das klassische Kalenderjahr.

Außerdem wurde festgeschrieben, dass diese Abrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ablauf des Abrechnungszeitraumes in schriftlicher Form vorzuliegen hat. Ist eine Nachzahlung durch den Mieter zu leisten, muss diese innerhalb von 30 Tagen erfolgen.

  • Diese Fristen wurden vom Gesetzgeber so gewählt, dass dem Vermieter genügend Zeit zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung bleibt und der Mieter die Möglichkeit besitzt, eine solche, meist komplexe Abrechnung in Ruhe auf ihre Richtigkeit zu prüfen beziehungsweise prüfen zu lassen.

Ein Sonderfall beim Abrechnungszeitraum tritt dann ein, wenn ein Mieter mitten im Jahr in eine Mietwohnung zieht. In diesem Fall erstellt der Vermieter für das laufende Jahr eine Abrechnung, deren Zeitraum sich vom Datum des Einzugs bis zum Jahresende erstreckt. In den folgenden Jahren wird dann ganz normal jährlich abgerechnet.

Betriebskostenabrechnung prüfen

Experten raten dazu, eine Betriebskostenabrechnung stets auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Dafür hat der Mieter wiederum 12 Monate Zeit.

Damit eine solche Prüfung vorgenommen werden kann, ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter folgende, relevante Unterlagen zur Verfügung zu stellen:

In diesem Zusammenhang hat der Vermieter auch das Recht, die vorgelegten Dokumente zu fotografieren, einzuspannen oder zu kopieren. Auf diese Weise muss die Prüfung nicht im Büro des Vermieters stattfinden und der Mieter kann bei Unklarheiten beispielsweise einen Gutachter mit der Prüfung beauftragen.

Ein Recht, dass der Mieter nicht besitzt, ist das auf die Zusendung der relevanten Dokumente in Form von Kopien durch den Vermieter.

Muster für die Betriebskostenabrechnung

Es gibt im Internet eine ganze Reihe von Muster-Abrechnungen für die Betriebskosten.

Zu den wichtigsten Inhalten gehören hier natürlich der Abrechnungszeitraum, die einzelnen Beträge unter Nennung der Betriebskostenart wie beispielsweise:

Im Ergebnis muss die Nennung des Betrages erfolgen, der erstattet wird oder zur Nachzahlung ansteht. Das Datum der Ausstellung ist nicht relevant, da der Tag des Eingangs beim Mieter den Rahmen für die Widerrufs- oder Einspruchsfrist vorgibt.

Betriebskostenabrechnung Widerspruch

Der Mieter kann gegen eine Betriebskostenabrechnung prinzipiell Widerspruch einlegen und zwar bis zu 11 Monate nach einer eventuell geleisteten Nachzahlung. Insgesamt räumt ihm der Gesetzgeber hierfür ein ganzes Jahr als Frist für seinen Einspruch gegen die Abrechnung ein, vollkommen unabhängig vom Zeitpunkt der Begleichung der Nachzahlung oder dem Erhalt einer Rückerstattung.

Verjährung der Betriebskostenabrechnung

Für den Vermieter ist es wichtig, dass er die von ihm ausgestellte Betriebskostenabrechnung fristgerecht an den Mieter übergibt. Schafft er dies nicht innerhalb des vom Gesetzgeber vorgesehenen Zeitraumes von 12 Monaten, wird die Abrechnung von den meisten Gerichten als unwirksam eingestuft. Das würde für den Vermieter bedeuten, dass er eventuelle Nachzahlungen vom Mieter nicht mehr einfordern darf und kann.

  • Diese Unwirksamkeit tritt allerdings nicht in Kraft, wenn den Vermieter nachweislich keine Schuld an der Verspätung trifft. In diesem Fall bleiben seine Forderungen aus der Betreibskostenabrechnung wirksam.

Ein verspäteter Eingang der Abrechnung ist für eventuelle Rückerstattungen an den Mieter für diesen unproblematisch. Hat der Vermieter den Termin selbstverschuldet verpasst, kann er zwar Nachzahlungen nicht mehr einfordern, bestehende Rückerstattungsbeträge bleiben aber wirksam und müssen vom Vermieter gezahlt werden.

Die Betriebskostenabrechnung im Rahmen der Steuer

Vor allem als Vermieter kann man bestimmte Posten aus der Betriebskostenabrechnung steuerlich geltend machen. Aber auch Mieter haben die Möglichkeit, sich Beiträge anteilig zurückerstatten zu lassen.

Dazu zählen hauptsächlich Tätigkeiten, die als haushaltsnahe Tätigkeiten definiert sind, beispielsweise:

Darüber hinaus kann man verschiedene Handwerkertätigkeiten zumindest zu einem bestimmten Prozentsatz in der Einkommenssteuererklärung angeben. Dazu gehören unter anderem:

Bei einigen Kosten der Betriebskostenabrechnung kann der Mieter 20 Prozent des zu zahlenden Betrages anrechnen lassen. Betrug die Summe für Hausmeistertätigkeiten z. B. 300 Euro, so kann er 20 Prozent oder 60 Euro in der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Die Finanzämter unterscheiden allerdings strikt zwischen Arbeitskosten und Materialkosten. Letztere sind nicht abzugsfähig.

Solche Kosten können als Betriebskosten, Sonderausgaben oder Werbungskosten eingetragen werden. In diesem Fall dürfen sie nicht mehr in der Rubrik haushaltsnahe Tätigkeiten aufgeführt werden.

Um wirklich alle steuerrelevanten Beträge zu berücksichtigen, sollte man eventuell mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Er kann beim Ausfüllen der Steuererklärung sehr hilfreich sein und gute Tipps geben.

Quellen

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 556 »
Noack, Birgit / Westner, Martina: Betriebskosten in der Praxis - inkl. Arbeitshilfen online: Für Vermieter und Verwalter »
Moersch, Karl-Friedrich: ABC der Mietnebenkosten: Lexikon für Mieter und Vermieter »

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